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Aprenda a gerir o seu tempo

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Em algum momento da sua vida você já tomou a decisão de gerenciar o seu tempo. Provavelmente procurou ler mais sobre o assunto em livros, tentou usar uma agenda, um organizador eletrônico ou mesmo um A3. Já tentou priorizar e agendar todas as suas atividades do dia. Não importa como, você ainda sente que o dia voou e você não fez nada.

A falta de organização no tempo é uma situação que gera um alto nível de ansiedade e que faz muito mal à saúde. Caso você não esteja conseguindo administrar o seu tempo, mesmo depois de tanta pesquisa, sinto muito, mas tudo o que você aprendeu sobre gestão do tempo é um completo desperdício de tempo, porque simplesmente não funciona.

Você deve estar se perguntando: “Como assim?”. A resposta é simples: antes mesmo de começar a gerir o tempo, você deve aprender o que é o tempo.

Um dicionário define tempo como “duração relativa das coisas que cria no ser humano a ideia de presente, passado e futuro; período contínuo no qual os eventos se sucedem.”. Simplificando, tempo é quando as coisas acontecem.

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Existem dois tipos de tempo: o tempo do relógio e o tempo real.

Na hora do relógio, há cerca de 60 segundos em um minuto, 60 minutos em uma hora, 24 horas por dia e 365 dias em um ano. Quando alguém faz 50 anos, eles são exatamente 50 anos de idade, nem mais nem menos.

Mas quando falamos do tempo real, todo tempo é relativo. O tempo voa ou arrasta – aí depende do que você está fazendo. Alguns sistemas de gestão do tempo não funcionam porque são projetados para gerenciar o tempo do relógio. Parece incrível, mas o tempo do relógio é irrelevante, pois você não vive nele. Você vive em tempo real, num mundo em que o tempo voa quando você está se divertindo ou se arrasta quando você está analisando suas despesas.

A boa notícia é que o tempo real é mental. Ou seja, qualquer coisa que você criar é passível de gerenciamento. Por isso, é hora de remover qualquer auto sabotagem ou de autolimitação que você tem por “não ter tempo suficiente”, ou hoje não ser “o momento certo”, seja para iniciar um negócio – ou gerir sua atividade atual.

Afinal, como devo me organizar?

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Existem apenas três maneiras de passar o tempo: ideias, conversas e ações. Independentemente do tipo de negócio que você possui, o seu trabalho será composto por esses três itens.

Como um empreendedor, você pode ser frequentemente interrompido ou puxado em direções diferentes. Enquanto você não puder eliminar interrupções, você vai determinar quanto tempo você vai gastar com elas e quanto tempo você vai gastar com pensamentos, conversas e ações que vão levar você para o sucesso.

Pratique as seguintes técnicas para se tornar o mestre de seu próprio tempo:

  • Dedique os primeiros 30 minutos do seu dia para planejar o seu dia. Não comece o seu dia até que você conclua seu plano de tempo. O momento mais importante do seu dia é o tempo que você agendar para agendar tempo.
  • Procure priorizar as tarefas, desligando tudo o que pode tirar a sua atenção. Desconecte mensagens instantâneas. Bloqueie distrações como o Facebook e outras redes sociais – a menos que você vai usar essas ferramentas para gerar negócios.
  • Lembre-se que é impossível fazer tudo. Lembre-se também que as chances são boas de que 20% dos seus pensamentos, conversas e atividades produzem 80% dos seus resultados.
  • Tenha uma agenda para o registro de todas as suas ideias, conversas e atividades para uma semana. Isso ajudará você a entender o quanto você pode ter feito durante o curso de um dia e onde os seus momentos preciosos estão indo.
  • Veja quanto tempo é realmente gasto produzindo resultados e quanto tempo é desperdiçado em pensamentos improdutivos, conversas e ações.
  • Qualquer atividade ou conversa que é importante para o seu sucesso deve ter um tempo atribuído.
  • Agende compromissos com você mesmo – e crie blocos de tempo para ideias de alta prioridade, conversas e ações.
  • Programe quando seus blocos de tempo começar e terminar. E tenha a disciplina para manter esses compromissos.
  • Estabeleça como meta permanecer 50% do seu tempo envolvidos nas ideias, atividades e conversas que veham a produzir a maior parte de seus resultados.
  • Programe um tempo para interrupções. Em outras palavras, planeje um tempo para ser levado para longe do que você está fazendo.

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João Ricardo Zimmermann
Coach & Consultor para Líderes e Organizações
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João Ricardo Leader Coach
João Ricardo é Leader Coach, formado pelo IBC (Instituto Brasileiro de Coaching), Executive Coach pela SBCoaching, Consultor DISC e Diretor Industrial, com mais de 20 anos de experiência em liderança de equipes, gestão de conflitos, planejamento estratégico e lean manufacturing. Atualmente lidera mais de 300 pessoas e sua missão é potencializar pessoas e preparar organizações para o exercício de uma liderança diferenciada.
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